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Inter’actions

 Inter’actions, ce sont des réunions entre les directions de l’administration et quelques laboratoires afin d’améliorer le fonctionnement de l’université par un travail commun sur la définition des procédures. Ces réunions ont lieu tous les 3e jeudi de chaque mois à 13 h 30 et rassemblent :

  • 12 laboratoires représentatifs : IBPS, ICAN, IDV, IEES, Institut Jean Le Rond d’Alembert, IPCM, ISIR, ISTEP, LIP6, LKB, LOCEAN, LOV, METIS
  • Les trois directions générales et l’Agence comptable

Le nombre de participants est volontairement limité pour permettre des échanges de qualité. Par contre, n’hésitez pas à envoyer un mail à la DGRTT si vous souhaitez compléter un ordre du jour ou participer à une réunion. Prochaine réunion : 15 décembre 2016

 Les sujets en cours

 État d'avancement

Fonction financière : répartition des rôles
Besoin de clarification entre DBF, AC, DGRTT, structures de formation et de recherche et d’une meilleure communication au sein du réseau de la fonction financière. Nécessité de définir les relais dans les structures.

Réunion du 10/12/2015Nouvelle fenêtre

La DBF finalise le plan d’actions avec la DGRTT et l’AC avant de faire un appel à volontaires. Puis réunion d’un amphi de gestionnaires pour présenter la démarche en mars.

Dématérialisation des factures fournisseurs
Les factures fournisseurs seront reçues au format papier, numérisées et intégrées dans SIFAC.

Réunion du 10/12/2015Nouvelle fenêtre

Fiabilisation de la base fournisseurs (numéro de siret …) qui aide le système à reconnaitre automatiquement les factures. Numérisation et traitement : en test et production (progressive) à partir de mars. 

Décret relatif à l'encadrement des stagiaires par les organismes d'accueil
Le nouveau texte prévoit un nombre maximum de stagiaires par tuteur et par établissement

Réunion du 10/12/2015Nouvelle fenêtre

Une étude a été commanditée par le ministère qui a interviewé un certain nombre d’établissements donc l’UPMC. Le retour de cette étude est attendu avant d’appliquer ce décret à l’UPMC. Pas de changement pour l’année universitaire 2015-2016.

Processus de gestion et de suivi des projets d’investissement
L’achat d’équipements par les laboratoires, sur une ou plusieurs sources de financements, était partiellement formalisé, ce qui  pouvait entraîner dans certains cas, un véritable parcours du combattant pour l’acheteur.

Réunion du 29/05/2015Nouvelle fenêtre

NoteNouvelle fenêtre de la DBF du 27/07/2015

Justification des conventions européennes
Difficultés actuelles pour soumettre les justificatifs à la Commission Européenne dans les temps dû à l’absence d’un travail au fil de l’eau. 

Réunion du 29/05/2015Nouvelle fenêtre

Quelques pistes d’améliorations discutées sont en cours de formalisation à la DGRTT.

Application pour les demandes de services à la DGRTT
À l’heure actuelle, les demandes sont transmises par message électronique, sans format particulier. Ce fonctionnement fait perdre du temps à tous. Par ailleurs, il ne permet pas aux directeurs d’unité de suivre l’activité contractuelle de la structure.

Abordé à chaque réunion

Le périmètre de l’application concerne les conventions de recherche, les recrutements sur convention de recherche et la propriété intellectuelle et le transfert. L’ISIR participe au comité de pilotage de l’application régulièrement, les autres laboratoires sont sollicités ponctuellement. Le développement est en cours et les tests ont commencé avec le LO.

Nouveaux marchés Missions
La passation de ces marchés a nécessité la redéfinition de notre politique Missions, votée en conseil d’administration. Ils portent sur les prestations de transport et celles d’hébergement.

Réunions du 29/05/2015Nouvelle fenêtre, du 25/06/2015Nouvelle fenêtre et du 24/09/2015Nouvelle fenêtre

Les marchés sont déployés en deux temps. Cinq laboratoires pilotes (ICAN, ISTEP, LIP6, LKB, LOV) testent les plateformes des prestataires avant le déploiement à toutes les structures de l’université. La phase pilote est prolongée jusqu'à la fin de l'année.

Refacturation de frais et centralisation des charges directes des structures
Les structures de l’UPMC ainsi que les directions centrales constatent des difficultés d’organisation et de prise en compte de certaines charges directes des structures telles que les frais de gaz, de photocopieurs, du bulletin officiel d'annonces des marchés publics…

Réunion du 22/10/2015Nouvelle fenêtre


La problématique est posée : qui facture, qui réceptionne et qui paie. Le groupe va continuer de travailler sur le sujet.

 

 

 

 Les sujets abordés

 État d'avancement

Passage en conseil d’administration (CA) des tarifs de colloques ou autres activités organisées par l’UPMC
Il s’agit d’activités comme des congrès, séminaires, écoles d’été, workshop, expositions, musées…, accueillant différents publics qui payent une participation aux frais selon un tarif fixé à l’avance. Pour être applicables, ces tarifs doivent être approuvés par le CA avant le début des inscriptions.

Réunion du 23/04/2015Nouvelle fenêtre

 

La noteNouvelle fenêtre de mise en Âœuvre est parue le 15 avril 2015

Réservation de crédits sur les cartes achat
Les dépenses effectuées avec une carte d’achat sont régularisées a posteriori. Elles ne permettent pas de vérifier la disponibilité des crédits avant la dépense. En fin d’année, les crédits pourraient être insuffisants pour couvrir ces dépenses. La DBF a pensé réserver une part de crédits sur le CF de chaque structure.

Réunion du 23/04/2015Nouvelle fenêtre et du 29/05/2015Nouvelle fenêtre

Dégel des crédits réservés. Ceci nécessite de la part de la DBF et aussi de l’administration des laboratoires, un suivi au plus près des dépenses, de façon à bloquer rapidement les cartes des utilisateurs à problème.

Carte achat : résultat de l'audit
Le principal problème porte sur la non-régularisation des achats.

Réunion du 24/09/15Nouvelle fenêtre

Comment régulariser un achat fait sur Internet ne donnant pas lieu à facture (par exemple, inscription à un colloque) : une simple copie d’écran est suffisante dans ces cas-là.

Gratification des stages
Les laboratoires rencontrent des difficultés pour gratifier leurs stagiaires. Le mode opératoire de gratification et de remboursement des frais de transport est simplifié.

Note de la DGFIP et de la DGRTT du 30 mars 2015

 

Récapitulatif du mode opératoire de gratification et de remboursement des frais de transport Nouvelle fenêtre

Dématérialisation des justificatifs dans Sifac
En début d’année, la DBF avait informé les laboratoires de la possibilité de joindre des pièces ou des notes dans Sifac pour justifier ou préciser les écritures.

Réunion du 23/04/2015Nouvelle fenêtre


Il s’agit d’utiliser une fonctionnalité de Sifac pour stocker des éléments d’explication (un devis, un bon de livraison, une note qui explique un achat…). Ce n’est pas imposé, c’est une possibilité pour améliorer le fonctionnement. Cela se pratique de plus en plus, car c’est une façon de regrouper toutes les pièces d’un dossier pour faciliter ensuite le travail des gestionnaires de laboratoires et de l’administration.

Contrats en devises
L’actuel mode de conversion des contrats en devises consiste à pratiquer un taux de change unique : le taux Chancellerie en vigueur à la date de signature du contrat (ou de l’avenant).

Réunion du 24/09/2015Nouvelle fenêtre

Dans ce modèle, le risque est pris au niveau central, l’université peut gagner ou perdre de l’argent mais le laboratoire est sûr au moment du démarrage du contrat de l’argent qu’il va percevoir pour faire les recherches qu’il a contractualisées. Il peut ainsi recruter les personnels dont il a besoin en étant sûr de pouvoir les payer jusqu’à la fin de leurs contrats. Il est décidé de conserver ce modèle.

 Information sur l’exécution budgétaire des structures

Réunions des 23/04/2015Nouvelle fenêtre et 29/05/2015Nouvelle fenêtre

La DBF contacte les gestionnaires financiers pour faire le point sur les dépenses et l’utilisation des crédits (SF non valorisé, SFV sans liquidation...). Ces échanges ont lieu tous les trimestres. Par ailleurs, la DGRTT envoie aussi des tableaux récapitulant par contrat de recherche les engagements non-soldés.

Comptes-rendus des dernières réunions

2016 : 17 novembreNouvelle fenêtre - 15 septembreNouvelle fenêtre - 16 juinNouvelle fenêtre - 19 maiNouvelle fenêtre - 17 marsNouvelle fenêtre - 18 févrierNouvelle fenêtre - 28 janvierNouvelle fenêtre

2015 : 10 décembre Nouvelle fenêtre - 22 octobreNouvelle fenêtre - 24 septembreNouvelle fenêtre - 25 juinNouvelle fenêtre - 29 maiNouvelle fenêtre - 23 avrilNouvelle fenêtre

 



14/12/16